Quản lý người dùng

Định nghĩa: Là bất kỳ ai sử dụng phần mềm. Số lượng tài khoản đăng nhập tại cùng một thời điểm phụ thuộc vào gói hợp đồng mà cửa hàng mua tại TivaCloud.

Quyền truy cập: Thường được phân theo nhiệm vụ công việc hoặc vị trí công việc. Người dùng có thể:

• Đăng nhập/đăng ký tài khoản.
• Xem và tương tác với dữ liệu liên quan đến người sử dụng.
• Thực hiện các hành động trong phạm vi phân quyền cho phép.
• Một tài khoản người dùng có thể được sử dụng bởi nhiều nhân viên (trường hợp ca làm việc khác nhau).
• Một tài khoản chỉ được đăng nhập trên một thiết bị vào một thời điểm nhất định.

1. Quản lý nhóm người dùng

1.1. Thêm mới nhóm người dùng

• Bước 1: Để vào phần Nhóm người dùng, người dùng xem menu “Quản trị” → “Danh mục” (1) → “Nhóm người dùng” (2). 

• Bước 2: Nhấn nút + để thêm mới “Nhóm người dùng” (3)

• Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị ra màn hình sau. Nhập “Mã nhóm người dùng ”,  “Tên nhóm người dùng” (4). Nhấn “Lưu” (5) để hoàn tất tạo mới “Nhóm người dùng”.

* Lưu ý: phần được đánh dấu * được xem là bắt buộc nhập.

1.2. Cập nhật thông tin nhóm người dùng 

• Bước 1: Để cập nhật thông tin Nhóm người dùng đã thêm, người dùng chọn biểu tượng (1) cuối dòng thông tin Nhóm và chọn  “Sửa” (2) để cập nhật thông tin.

• Bước 2: Hệ thống hiện bảng thông tin sửa. Cập nhật lại thông tin bảng Nhóm người dùng (3) và nhấn “Lưu” (4) để hoàn tất.

1.3. Ngưng / cho phép hoạt động nhóm người dùng

• Bước 1: Để ngưng hoạt động nhóm người dùng, chọn kiểm tra cột Trạng thái (1), tương ứng với từng nhóm, sau đó chọn biểu tượng hoặc  để thay đổi trạng thái.

• Bước 2: Hệ thống sẽ hiện bảng thông báo, người dùng chọn “Có” để ngừng hoạt động của nhóm người dùng chọn “Không” (2) để thoát khỏi bảng thông báo.

Người dùng đã hoàn tất thay đổi trạng thái hoạt động của Nhóm người dùng.

1.4. Tìm kiếm, sắp xếp danh sách nhóm người dùng 

• Bước 1: Sắp xếp danh sách Nhóm người dùng: bạn nhấp vào biểu tượng (1) để sắp xếp theo thứ tự giảm/tăng dần đối với nội dung bắt đầu là số thứ tự; sắp xếp theo thứ từ A-Z hoặc ngược lại cho nội dung bắt đầu bằng chữ cái.

• Bước 2: Tìm nhanh “Nhóm người dùng” bạn nhập nội dung cần tìm vào thanh tìm kiếm (2) và nhấn phím “Enter” trên bàn phím để tra cứu nội dung.

• Bước 3: “Bộ lọc nâng cao”: để tìm kiếm danh sách Nhóm người dùng theo thứ tự phù hợp cho người sử dụng, chọn biểu tượng (3) để thực hiện lọc Nhóm người dùng.

• Bước 4:Hệ thống hiện người dùng tìm kiếm nâng cao, người dùng nhập thông tin bộ lọc “Thông tin chung” và “Khác” (4). Nhấn “Tìm kiếm nhóm người dùng” (5) để hoàn tất bộ lọc tìm kiếm.

1.5. Xuất Excel danh sách nhóm người dùng

• Bước 1: Chọn Nhóm người dùng cần xuất file excel người dùng cách tích vào ô : 

• • (1): Chọn vào ô tích từng dòng của từng Nhóm.
  • (2): Chọn vào ô trên đầu dòng tiêu đề để chọn tất cả các Nhóm.

• Bước 2:  Để xuất danh sách Nhóm người dùng đã chọn, nhấp vào biểu tượng   (3). Chọn cách trích xuất excel (4).

• • “Xuất dòng được chọn”: xuất excel các dòng được tích chọn ở Bước 1.
  • “Xuất toàn bộ “: xuất excel tất cả các dòng Nhóm người dùng

• Bước 3: Người dùng chọn vị trí lưu file, sau đó nhấn “Save” (5).File excel sẽ được trích xuất tải xuống máy tính của người dùng.
  

1.6. Phân quyền nhóm người dùng 

• Phân quyền theo nhóm giúp cho Quản trị viên phân công hàng loạt cho nhân viên.
• Việc phân quyền hàng loạt giúp tiết kiệm thời gian quản lý, giảm tối thiểu sai sót trong việc bảo mật thông tin.
• Nhân viên thuộc nhóm người dùng nào sẽ có phân quyền thực hiện công việc liên quan của nhóm người dùng đó.
• Nhân viên được thêm vào “Người dùng” hoặc thay đổi ở mục “2.2 Cập nhật thông tin người dùng”

Xem thêm: Xem hỗ trợ thêm thông tin người dùng

• Bước 1: Để vào phân quyền nhóm người dùng, tại menu “Quản trị” → “Tính năng” (1) → “PQ nhóm người dùng” (2). 

• Bước 1: Chọn tên Nhóm người dùng bằng cách bấm biểu tượng (3) và chọn tên nhóm cần phân quyền (4). 

• Bước 3: Diễn giải:(5) : Chọn bật để mở phân quyền hoặc để tắt phân quyền (6): Chọn vùng truy xuất cho người dùng theo từng vị trí công việc “Toàn quyền” hoặc “Cửa hàng”. (7): Tích chọn để mở phân quyền hoặc để tắt phân quyền.

• • “Danh mục” (8) những danh mục Nhóm người dùng có thể truy cập xem hoặc thao tác sử dụng các tính năng trên phần mềm.
  • “Đa phương tiện” (9) những tính năng liên quan đến hình ảnh và tệp tin trên phần mềm.
  • “Dữ liệu” (10) những tính năng truy xuất sử dụng liên quan đến kho và sản phẩm
  • “Thiết lập” (11) những tính năng phân quyền liên quan đến cấu hình, thông số hệ thống, thông số người dùng.
  • “Báo cáo” (12) phân quyền tính năng liên quan xuất nhập tồn kho chi tiết. 
  • “Tính năng” (13) phân quyền gồm nhiều tính năng liên quan đến hoạt động kinh doanh bao gồm vận hành mua bán, bộ phận kho, thu chi, chứng từ văn phòng liên quan. 
  • “Tra cứu” (14) phân quyền tra cứu lịch sử các tính năng.
  • “Trang chủ” (15) phân quyền được xem tổng quan trên trang chủ khi đăng nhập.
• Sau khi phân quyền cho nhóm người dùng, nhấn “Lưu” (16) để hoàn tất phân quyền cho nhóm người dùng.

2. Quản lý người dùng

2.1. Thêm mới người dùng

• Bước 1: Để vào phần Người dùng, người dùng xem menu “Quản trị” → “Danh mục” (1) → “Người dùng” (2). 

• Bước 2: Nhấn nút + để thêm mới “Người dùng” (3)

• Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị ra màn hình sau. Nhập “Mã người dùng ”,  “Tên người dùng”, “Tên tài khoản”, “Mật khẩu” (4). Nhấn “Lưu” (5) để hoàn tất tạo mới “Người dùng”. 

Lưu ý: phần được đánh dấu * được xem là bắt buộc nhập.

2.2. Cập nhật thông tin người dùng

2.2.1. Thông tin người dùng 

• Bước 1: Để cập nhật thông tin Người dùng đã thêm, người dùng chọn biểu tượng (1) cuối dòng thông tin người dùng và chọn  “Sửa” (2) để cập nhật thông tin.

• Bước 2:  Hệ thống hiện bảng thông tin sửa, cập nhật lại thông tin bảng Sửa người dùng (3) và nhấn “Lưu” (4) để hoàn tất.

2.2.2. Đổi mật khẩu người dùng

• Bước 1: Trường hợp cần đổi mật khẩu người dùng, quản trị viên có thể cập nhật mật khẩu người dùng bằng cách chọn biểu tượng (1) cuối dòng thông tin người dùng và chọn  “Đổi mật khẩu” (2) để cập nhật mật khẩu người dùng.

• Bước 2: Hệ thống hiện bảng thông tin sửa. Quản trị viên (Admin) cập nhật lại thông tin bảng Sửa mật khẩu (3) và nhấn “Lưu” (4) để hoàn tất.

2.3. Ngưng/ cho phép người dùng hoạt động 

• Bước 1: Để ngưng hoạt động người dùng, chọn kiểm tra cột Trạng thái, tương ứng với từng tên nhân viên, sau đó chọn biểu tượng hoặc  (1) để thay đổi trạng thái.

• Bước 2: Hệ thống sẽ hiện bảng thông báo, người dùng chọn “Có” để ngừng hoạt động nhân viên hoặc chọn “Không” để thoát khỏi bảng thông báo.

2.4. Sắp xếp, tìm kiếm danh sách người dùng 

• Bước 1: Sắp xếp danh sách Người dùng: người dùng nhấp vào biểu tượng (1) để sắp xếp theo thứ tự giảm/tăng dần đối với nội dung bắt đầu là số thứ tự; sắp xếp theo thứ từ A-Z hoặc ngược lại cho nội dung bắt đầu bằng chữ cái.

• Bước 2: Tìm nhanh “Người dùng” người dùng nhập nội dung cần tìm vào thanh tìm kiếm (2) và nhấn phím “Enter” trên bàn phím để tra cứu nội dung.

• Bước 3: “Bộ lọc nâng cao”: để sắp xếp danh sách Người dùng  theo thứ tự phù hợp cho người sử dụng, chọn biểu tượng (3) để thực hiện lọc Người dùng.

• Bước 4: Hệ thống hiện người dùng tìm kiếm nâng cao, người dùng nhập thông tin bộ lọc “Thông tin chung” và “Khác” (4). Nhấn “Tìm kiếm người dùng” (5) để hoàn tất bộ lọc tìm kiếm.

2.5. Xuất Excel danh sách người dùng 

• Bước 1: Chọn Tên người dùng – Nhân viên cần xuất file excel người dùng cách tích vào ô : 

• • (1): Chọn vào ô tích từng dòng của từng Nhân viên.
  • (2): Chọn vào ô trên đầu dòng tiêu đề để chọn tất cả Nhân viên.

• Bước 2: Để xuất danh sách Nhân viên đã chọn, nhấp vào biểu tượng (3). Chọn cách trích xuất excel (4)

• • “Xuất dòng được chọn”: xuất excel các dòng được tích chọn ở Bước 1.
  • “Xuất toàn bộ “: xuất excel tất cả các dòng Nhóm người dùng

• Bước 3: Người dùng chọn vị trí lưu file Excel, sau đó nhấn “Save”. File excel sẽ được trích xuất tải xuống máy tính của người dùng.

2.6. Phân quyền người dùng 

Trường hợp cần phân quyền cho nhân viên có nhiệm vụ trách nhiệm đặc thù riêng, không thể phân quyền theo nhóm; Trường hợp phân quyền cho nhóm trưởng có những tính năng cần thực hiện nhiều hơn. Quản trị viên (admin) thực hiện theo các bước như bên dưới:

• Để vào phân quyền từng nhân viên, người dùng xem ở menu “Quản trị” → “Tính năng” (1) → “PQ người dùng” (2). 

• Chọn tên nhân viên bằng cách bấm biểu tượng (3) và chọn tên nhân viên (4) cần phân quyền. 

(5): Chọn bật để mở phân quyền hoặc để tắt phân quyền

(6): Chọn vùng truy xuất/ sử dụng cho người dùng theo từng vị trí công việc. 

(7):  Chọn bật để mở phân quyền hoặc để tắt phân quyền

(8): Ô màu xanh lá hiển thị những phân quyền này đã có phân quyền thuộc Nhóm người dùng; Quản trị vị có thể tích chọn tắt mở riêng cho người dùng này.

• “Danh mục” (9) những danh mục người dùng có thể truy cập xem hoặc thao tác sử dụng các tính năng trên phần mềm.
• “Đa phương tiện” (10) những tính năng liên quan đến hình ảnh và tệp tin trên phần mềm.
• “Dữ liệu” (11) những tính năng truy xuất sử dụng liên quan đến kho và sản phẩm
• “Thiết lập” (12) những tính năng phân quyền liên quan đến cấu hình, thông số hệ thống, thông số người dùng.
• “Báo cáo” (13) phân quyền tính năng liên quan xuất nhập tồn kho chi tiết. 
• “Tính năng” (14) phân quyền gồm nhiều tính năng liên quan đến hoạt động kinh doanh bao gồm vận hành mua bán, bộ phận kho, thu chi, chứng từ văn phòng liên quan. 
• “Tra cứu” (15) phân quyền tra cứu lịch sử các tính năng.
• “Trang chủ” (16) phân quyền được xem tổng quan trên trang chủ khi đăng nhập.

 Sau khi phân quyền cho người dùng, nhấn “Lưu” (16) để hoàn tất phân quyền cho nhân viên sử dụng.

2.7. Phân quyền sử dụng kho

Người dùng nếu có thực hiện giao dịch mua – bán bắt buộc phải được phân quyền sử dụng kho, nghĩa là người dùng chỉ được thao tác trên kho đã được cấp quyền. Kho có thể chứa hàng hóa (thành phẩm), vàng thu mua, hay tiền…

• Bước 1: Để vào phân quyền sử dụng kho cho nhân viên, người dùng xem ở menu “Quản trị” → “Tính năng” (1) → “PQ sử dụng kho” (2).

• Bước 2: Người dùng chọn tài khoản sử dụng cần phân quyền (3)

• Bước 3: Người dùng tích chọn kho cần phân quyền (4). Sau đó, người dùng chọn “Lưu” (5) để lưu lại và hoàn tất phân quyền sử dụng kho cho tài khoản nhân viên.

3. Tra cứu lịch sử đăng nhập 

TivaCloud có thêm một công cụ hữu hiệu để chủ doanh nghiệp quản lý người dùng (nhân viên) đó là tra cứu lịch sử đăng nhập của người dùng.

• Bước 1: Để tra cứu Lịch sử đăng nhập, người dùng xem mục “Quản trị” → “Tra cứu” (1) → “Lịch sử đăng nhập” (2). 

• Bước 2: Tài đây, bạn có thể xem lịch sử truy cập của từng người dùng bằng cách chọn thanh tìm kiếm (3), chọn thời gian truy cập (4) và chọn tên nhân viên (5) để xem lịch sử. 

Thông tin hiển thị lịch sử truy cập phần mềm:

Như vậy, TivaCloud đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng tính năng quản lý thông tin Quản lý người dùng.

Mọi thắc mắc xin liên hệ TivaCloud qua tổng đài 1900 6037 để được hỗ trợ và giải đáp.

Trân trọng!