Quản lý kho

1. Kho

Quản lý kho được xem như một trong những phân hệ lớn của phần mềm quản lý tiệm vàng TivaCloud, là “mạch xương sống” xuyên suốt hệ thống bởi trực tiếp liên quan đến thao tác xuất – nhập hàng hóa. Một cách dễ hiểu, kho là nơi lưu trữ thông tin về các hàng hóa / sản phẩm đang có… Với TivaCloud, kho không chỉ lưu trữ sản phẩm (thành phẩm) còn lưu trữ nguyên liệu, tiền và cả ngoại tệ (nếu có). Việc tổ chức, đặt tên hay phân loại kho được tiến hành dựa trên đặc thù, tập quán riêng của từng doanh nghiệp. 

Đặc biệt, TivaCloud không hạn chế số lượng kho tại mỗi cửa hàng.

1.1. Thêm mới kho 

Người dùng tiến hành tạo kho như sau:

• Bước 1: Tại menu Quản trị, chọn “Kho” -> Danh Mục -> Kho.

• Bước 2: Người dùng nhấn vào dấu “ +”  để thêm mới kho.

Nhập bắt buộc mã, tên kho, cửa hàng, loại kho. Mã và tên không được trùng với dữ liệu có sẵn. 

Lưu ý: TivaCloud phân biệt 2 loại kho:

• • Kho cá nhân
  • Kho cửa hàng

Khi lưu thành công sẽ có thông báo: 

Trường hợp khác sẽ có duyệt lỗi cụ thể trên cửa sổ hoặc thông báo bên dưới: 

hoặc

  Nếu người dùng rời đi khi đang nhập liệu cũng sẽ được nhắc nhở:   

1.2. Cập nhật thông tin kho

• Bước 1: Để cập nhật thông tin kho, người dùng đến cuối dòng kho cần cập nhật trên danh sách, nhấn nút ba chấm (…) và chọn Sửa. 

Tiếp đến, người dùng sẽ cập nhật theo yêu cầu các ô bắt buộc gồm Mã kho, tên kho, Cửa hàng và loại kho, nhấn Lưu để hoàn tất.

• Bước 2: Khi lưu thành công sẽ có thông báo “Sửa kho thành công”. Trường hợp khác sẽ có báo lỗi cụ thể trên cửa sổ.

• • Tương tự như thêm mới kho, khi người dùng dời đi trong khi sửa sẽ được nhắc nhở có lưu lại thay đổi này hay không. 
  • Để xem thông tin chi tiết của 1 kho, người dùng nhấn hình con mắt ở cuối dòng, cửa sổ xem hiển thị và không cho phép sửa. 

1.3 Ngừng / cho phép kho hoạt động 

Trường hợp người dùng không muốn sử dụng hay hiển thị Kho hàng đó trên TivaCloud, thì có thể ngưng hoạt động Kho hàng đó bằng cách thực hiện thao tác như sau:

• Bước 1: chọn vào biểu tượng màu xanh tại cột Trạng thái của kho muốn ngừng.

• Bước 2: Màn hình hiển thị thông báo: 

• • Chọn “Có” nếu muốn kho ngừng hoạt động 
  • Chọn “Không” nếu muốn kho tiếp tục hoạt động

Khi kho ngừng hoạt động sẽ hiển thị trạng thái như bên dưới: 

Khi kho đang ngừng hoạt động, muốn kho hoạt động trở lại, người dùng lặp lại thao tác như trên và chọn “Có”, trạng thái của kho được chọn sẽ thay đổi. 

1.4. Tìm kiếm, sắp xếp danh sách kho

1.4.1. Tìm kiếm

Tại ô tìm kiếm nhanh, người dùng gõ từ (ký tự) cần tìm theo mã, tên kho và nhấn enter, lưới bên dưới sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm có hoặc không có.

Lưu ý: Người dùng không cần nhập đầy đủ tên / ký tự cần tìm mà chỉ cần nhập vài ký tự đầu rồi nhấn Enter.

TivaCloud hỗ trợ người dùng tìm kiếm nâng cao bằng cách chọn biểu tượng chiếc phễu như hình: 

Màn hình sẽ hiển thị:

Tại đây, người dùng có thể tìm kiếm nâng cao bằng cách gõ ký tự tìm kiếm vào 1 hay nhiều tiêu chí đồng thời tìm kiếm rồi chọn “Tìm kiếm kho” bên dưới. 

Để hủy bỏ tìm kiếm, người dùng mở tìm kiếm nâng cao xóa hết dữ liệu tìm kiếm (nhấn nút này ⊗ ) và Xác nhận. 

1.4.2. Sắp xếp danh sách kho

Từ danh sách kho hiển thị, người dùng dễ dàng sắp xếp hiển thị bằng cách chọn biểu tượng mũi tên lên & xuống ở cột muốn sắp xếp. Khi đó, danh sách bên dưới sẽ hiển thị theo thứ tự tăng / giảm dần theo bảng chữ cái hoặc theo thời gian (nếu cột hiển thị thời gian). 

Ngoài ra, TivaCloud còn hỗ trợ sắp xếp hiển thị bằng cách chọn biểu tượng cài đặt hiển thị như hình: 

Tại đây, người dùng dễ dàng ẩn/hiện, kéo thả các trường thông tin chung & lưu lại cài đặt hiển thị này cho lần sau.

Người dùng còn tùy chọn chọn số lượng kho hiển thị trong 1 trang gồm 10, 20, 50 hay 100: 

Sau khi chọn, người dùng nhấn “Lưu” để hoàn tất. 

1.5. Xuất Excel danh sách kho

Muốn xuất Excel, người dùng chọn biểu tượng Excel trên danh sách kho.

Có 2 lựa chọn: “Xuất dòng được chọn” và “Xuất toàn bộ”

– Đối với “Xuất dòng được chọn” 

• • Bước 1: Người dùng tick chọn các Kho mình muốn xuất Excel (1) -> chọn vào “Xuất dòng được chọn” (2).

• • Bước 2: Chọn tiếp nơi lưu file Excel này.

• • Bước 3: Sau khi được lưu về, mở file Excel sẽ hiển thị: 

– Đối với “Xuất toàn bộ”

• • Bước 1: Người dùng tick chọn các Kho mình muốn xuất Excel (1) -> chọn vào “Xuất toàn bộ” (2).

• • Bước 2: Tiếp tục chọn nơi lưu file, sau đó khi mở file này sẽ hiển thị: 

2. Phân quyền sử dụng kho

Phần mềm quản lý tiệm vàng TivaCloud không hạn chế số lượng kho được tạo. Kho muốn sử dụng bắt buộc phải được phân quyền cho người dùng.

• Bước 1: Để phân quyền, từ menu Quản trị, người dùng chọn “Tính năng” rồi chọn tiếp “PQ sử dụng kho”

• Bước 2: Từ danh sách hiển thị, người dùng chọn các kho để sử dụng bằng cách chọn vào ô ở dòng kho muốn dùng, sau đó chọn “Lưu” để hoàn tất. 

Minh họa: Phân quyền sử dụng kho cho người dùng Đỗ Thuận 

• Bước 3: Trong khung bên phải, người dùng có thể tìm kiếm kho bằng cách gõ vào dòng “Tìm kiếm mã kho, tên kho, tên cửa hàng”

Hoặc chọn vào ô nếu muốn chọn tất cả kho có trong danh sách.

• In tem & nhập kho: 

Đây được xem là thao tác rất phổ biến với các tiệm vàng bởi lẽ hàng hóa (trang sức) muốn bán hàng phải qua bước in tem nhập kho này. 

3.1. Tạo phiếu in tem & nhập kho: 

• Bước 1: Từ menu Kho (1) -> Tính năng (2) -> “In tem & nhập kho” (3) 

• Bước 2: Nhấn dấu + để thêm mới phiếu “In tem & nhập kho”

• Bước 3: Nhập cái thông tin liên quan tới món hàng để in tem.

• • (4) Chọn kho:  là nơi sản phẩm sẽ được nhập vào. Ví dụ kho 18K thì sẽ đưa các món hàng loại 18K vào.
  • (5) Thông tin chung: 

• • • Kiểu sản phẩm: chọn tên món hàng mà người dùng đang làm. Ví dụ: Bông tèn ten, dây kiểu, nhẫn trơn,…
    • Nhà cung cấp & Tiêu chuẩn cơ sở: người dùng nhập hàng từ Nhà cung cấp nào, thì sẽ chọn Nhà cung cấp tương ứng.
    • Tên: mặc định sẽ lấy theo tên Kiểu sản phẩm, ngoài rangười dùng có thể nhập lại tên món hàng mình muốn.
  • 

• • (6) Định tính / định lượng: các giá trị về định tính / định lượng được hiển thị theo kiểu sản phẩm và cho phép người dùng thay đổi, chi tiết gồm:

• • • Số lượng: Mặc nhiên là 1 và có thể được thay đổi. 
    • Nguyên liệu: Hiển thị theo Kiểu sản phẩm và người dùng chỉ có thể thay đổi ở lần nhập hàng lần đầu tiên. Đây là thông tin bắt buộc
    • Hàm lượng: Hiển thị theo nguyên liệu, chỉ có thể thay đổi được ở lần nhập hàng đầu tiên.
    • Tuổi phổ: Trong một số trường hợp cần hiển thị thêm tuổi phổ ngoài hàm lượng đã có, người dùng nhập thông tin tuổi phổ vào đây.
    • Ni: Cho phép nhập ở lần nhập hàng đầu tiên. Ở lần nhập hàng tiếp theo chỉ cho phép sửa ni khi quy tắc lưu kho là tem từng món.
    • KL Tổng, KL Đá, KL Vàng: nhập trọng lượng của món hàng

• • (7) Tiền: Các giá trị về tiền được hiển thị theo kiểu sản phẩm và cho phép người dùng thay đổi

• • • Tiền công vốn, Tiền đá vốn, Tỷ giá vốn, Giá vốn, Tiền công bán, Tiền đá bán: Hiển thị theo kiểu sản phẩm nhưng người dùng vẫn có thể thay đổi
    • Tỷ giá vốn: Chính là giá nguyên liệu khi nhập từ nhà cung cấp, dễ hiểu hơn là giá vàng khi đổi chành hay nhập hàng từ thợ. 
    • Riêng giá vốn: Hỗ trợ tính nhanh cho người dùng khi người dùng có quyền trên Giá vốn. Khi đó Giá vốn = (Khối lượng tổng – Khối lượng đá) * Tỷ giá vốn + Tiền công vốn + Tiền đá vốn
    • Giá bán món: dành cho các món hàng bán theo giá bán món.

• • (8) Xoàn: với phần mềm TIVA DIAMOND – Phần mềm quản lý kim cương đá quý, giao diện in tem & nhập kho sẽ có thêm nội dung nhập chi tiết cho xoàn sau khi chọn biểu tượng để mở rộng.

• • • Mã chứng nhận
    • Ngày cấp 
    • Hình dạng & kiểu cắt 
    • Kết cấu 
    • Kích thước đá chủ 
    • Màu 
    • Độ tinh khiết 
    • Khối lượng (ct)
    • Giác cắt 
    • Độ bóng 
    • Đối xứng 
    • Huỳnh quang

• Bước 4: Sau khi nhập xong tất cả các thông tin liên quan tới sản phẩm, người dùng nhấn nút “Lưu sản phẩm” (8). Khi đó sản phẩm sẽ được lưu lại phía dưới (9), tiếp theo sẽ nhấn vào nút “Lưu tạm” (10).

3.1.4. Lưới chi tiết sản phẩm

Sản phẩm sau khi nhập xong các thông tin chung, định tính/định lượng, tiền và xoàn (nếu có) và nhấn “Lưu sản phẩm” sẽ lần lượt xuất hiện ở lưới chi tiết bên dưới như trên hình. 

Lưới chi tiết sản phẩm khi in tem & nhập kho

Người dùng dùng thanh trượt bên dưới để xem các cột thông tin bên phải

Đồng thời, phần nguồn gốc sẽ được tự động cập nhật thông tin tạo 

• Khi gặp lỗi sẽ nhận được kiểm lỗi + hoặc thông báo, chẳng hạn, trùng mã, chưa chọn kho, dời đi mà chưa lưu, danh sách chi tiết trống, không có quyền trên kho đang chọn như bên dưới.

Lỗi chưa chọn kho 

Lỗi để trống chi tiết bắt buộc của sản phẩm

Lỗi dời đi mà chưa lưu

Lỗi không được phân quyền sử dụng kho đã tạo

Người dùng kiểm tra lại các số liệu sản phẩm đã tạo, xong chọn nút LƯU TẠM ở trên để chuyển sang tạo mã & in tem. 

3.1.5. Tạo mã & in tem 

Sau khi bấm LƯU TẠM, các nút chức năng TẠO MÃ & IN TEM bên dưới sẽ hiển thị: 

Con số 3 màu đỏ hiển thị ở các nút TẠO MÃ thể hiện số lượng sản phẩm cần tạo mã & in tem. 

Đồng thời phần mềm sẽ tự động cập nhật tổng giá vốn, tổng công vốn trên cửa sổ bên phải (được phân quyền). 

Muốn tắt cửa sổ này, người dùng chọn biểu tượng như hình.

3.1.5.1 Tạo mã: 

Người dùng chỉ có thể tạo mã các sản phẩm đã chọn (điều kiện là tem từng món chưa tạo mã). Mặc nhiên tem nhóm có sẵn mã, còn tem từng món phải được tạo mã trước khi sang các khâu kế tiếp. Do đó khi người dùng thêm mới 1 sản phẩm xuống lưới chi tiết, sản phẩm phải được tạo mã. 

Do đặc tính kỹ thuật nên sau khi sản phẩm được bổ sung xuống lưới chi tiết, các nút tạo mã, tạo mã in tem và tạo mã in tem RFID sẽ tạm khóa cho đến khi người dùng lưu tạm phiếu. Sau khi lưu tạm, sản phẩm sẽ cần được chọn trước khi thực hiện tạo mã. 

Người dùng có thể cùng lúc tạo mã cho nhiều sản phẩm. Khi các sản phẩm chưa tạo mã được chọn tại các nút nói trên sẽ hiển thị đúng số dòng đã chọn. Có 2 vị trí nút trên cùng lưới và dưới cùng lưới đều có thể sử dụng.

3.1.5.2. In tem

Để in tem cần lưu ý:

• Chắc chắn máy in đã được kết nối và mở nguồn, ở trạng thái sẵn sàng (!)
• Các tham số máy in trong thiết lập người dùng, đường dẫn tem trong nguyên liệu phải đúng và tồn tại
• Chọn một hay nhiều sản phẩm đã tạo mã cần in (hoặc sản phẩm sẽ được tạo mã trước khi in)
• Nhấn nút ‘Tạo mã & In tem’ hoặc biểu tượng in phần trên của lưới (Nếu 1 sản phẩm chưa tạo mã sẽ phải được tạo thành công trước khi in). Thao tác này bao gồm việc tạo mã và in các sản phẩm đang chọn, nếu sản phẩm đã được tạo mã trước đó thì thao tác này là chỉ in.

Tem sẽ được in ra theo thứ tự được khoanh đỏ như hình để tiện việc dán tem, tránh bị trùng. 

• Trường hợp lỗi khai báo hoặc lỗi máy in người dùng sẽ nhận thông báo như bên dưới

• Khi in tem thành công sẽ xuất hiện thông báo 

• Trường hợp in tem RFID:

Để in tem:

• Chọn một hay nhiều sản phẩm đã tạo mã cần in (hoặc sản phẩm sẽ được tạo mã trước khi in)
• Nhấn nút ‘Tạo mã & In tem FRID’ hoặc biểu tượng in phần trên của lưới (Nếu 1 sản phẩm chưa tạo mã sẽ được tạo thành công trước khi in). Thao tác này bao gồm việc tạo mã và in các sản phẩm đang chọn, nếu sẳn phẩm đã được tạo mã trước đó thì thao tác này là chỉ in thôi

Lưu ý: Một số lý do riêng không cần in tem như dùng tem ghi tay, dùng tem từ chành hay máy in tem bị hỏng tạm thời.., người dùng chỉ việc chọn TẠO MÃ.

3.2. Cập nhật thông tin phiếu in tem & nhập kho: 

Phiếu in tem nhập kho chỉ được thực hiện cập nhật thông tin khi trạng thái phiếu đang ở Lưu tạm. Muốn chỉnh sửa, người dùng chọn 1 phiếu in tem nhập kho Lưu tạm, nhấn dấu (…) và chọn sửa.

Từ danh sách phiếu in tem & nhập kho hiển thị: 

3.2.1. Sửa thông tin chứng từ – thông tin chung

Ở cửa sổ sửa, mặc nhiên thông tin chứng từ thu nhỏ lại: 

Người dùng phải nhấn vào chứng từ để mở rộng ra. Người dùng chỉ có thể sửa các thông số như: 

• Chọn lại kho
• Chứng từ nguồn 
• Tham chiếu

3.2.2. Sửa chi tiết sản phẩm từ lưới

Tiến hành theo các bước sau: 

• Chọn dòng muốn sửa
• Nhấn nút (…) để có 2 lựa chọn: Sửa hoặc Xóa. 

• Chọn Sửa để Hiển thị thông tin lên phần sản phẩm của in tem nhập kho (h2), lúc này hệ thống nút hiển thị Lưu sản phẩm và Hủy. 

Các thông tin có thể chỉnh sửa được hiển thị rõ. Các thông tin không được sửa sẽ bị mờ đi, nhấn “Lưu sản phẩm” để hoàn tất. 

Lưu thành công có thông báo: 

• Vào thời điểm sửa chi tiết khi người dùng còn đang thao tác (chưa nhấn nút Lưu sản phẩm để lưu xuống lưới) mà nhấn nút Lưu tạm hay chọn tác vụ khác sẽ xuất hiện cảnh báo hoặc câu hỏi nhắc nhở như bên dưới: 

3.2.3. Xóa sản phẩm

Muốn xóa sản phẩm đang in tem & nhập kho, có 2 cách: 

Cách 1: Chọn ít nhất 1 dòng dữ liệu cần xóa, chọn danh sách thao tác bên phải phía trên lười chi tiết và chọn ‘Xóa dòng được chọn’ 

và xác nhận đồng ý xóa bằng việc chọn “Có”

Cách 2: Nếu chỉ xóa 1 dòng thì ở cuối dòng nhấn nút (…) chọn “Xóa”

và chọn “Có” để xác nhận.

Các thao tác ‘Xóa dòng được chọn’ nếu chưa được chọn sẽ hiện thông báo cảnh báo

3.3. Duyệt phiếu in tem & nhập kho: 

Hàng hóa sau khi được in tem & nhập kho sẽ được lưu tạm, cần được phê duyệt chính thức mới chính thức trở thành “Hàng tồn” để có thể mua – bán. 

Thao tác tiến hành như sau: 

Từ danh sách phiếu in tem & nhập kho, người dùng (đã được phân quyền chức năng này) chọn kí hiệu (…) ở cuối dòng của mã phiếu đang ở trạng thái Lưu tạm cần duyệt, tiếp đến chọn “Hoàn tất”. 

Tiếp tục chọn “Có” để hoàn tất – duyệt phiếu nhập kho đã chọn. 

3.4. Hủy phiếu in tem & nhập kho: 

Phiếu in tem & nhập kho đang ở trạng thái Lưu tạm, ngoài việc phê duyệt (hoàn tất), còn có thể hủy (xóa). 

Để hủy phiếu in tem & nhập kho, tương tự như trên, từ danh sách phiếu in tem & nhập kho, người dùng chọn kí hiệu (…) ở cuối dòng của mã phiếu đang ở trạng thái Lưu tạm cần hủy, tiếp đến chọn “Hủy”. 

Tiến đến, chọn “Có” để hoàn tất. 

3.5. Tìm kiếm, sắp xếp phiếu in tem & nhập kho:

3.5.1. Xem thông tin phiếu in tem & nhập kho: 

Người dùng có thể xem phiếu in tem nhập kho ở bất cứ trạng thái nào bằng cách nhấn nút hình con mắt ở cuối dòng phiếu in tem nhập kho cần xem. 

Khi đó, dữ liệu phiếu in tem nhập kho tương ứng hiển thị và chỉ xem.

3.5.2. Tìm kiếm phiếu in tem & nhập kho: 

Để tìm kiếm, trước hết từ menu phần mềm, chọn Kho → Tính năng → In tem & nhập kho.

Từ danh sách hiển thị, tại ô tìm kiếm nhanh, gõ từ (ký tự) cần tìm và nhấn enter, lưới sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm . 

Ngoài tìm kiếm nhanh, TivaCloud còn hỗ trợ người dùng tìm kiếm nâng cao. Người dùng chọn tìm kiếm nâng cao bằng cách chọn biểu tượng phễu ở cuối ô tìm kiếm. 

Tiếp đến, người dùng nhập các thông tin cần tìm kiếm và chọn “Tìm kiếm in tem & nhập kho” bên dưới.

Lưu ý: Người dùng có thể dùng thanh cuộn để cuộn xuống các thông tin bên dưới nếu cần. 

Để hủy bỏ tìm kiếm, người dùng mở tìm kiếm nâng cao xóa hết dữ liệu tìm kiếm (nhấn nút này ) và xác nhận. 

3.5.3. Sắp xếp danh sách in tem & nhập kho: 

Từ danh sách các phiếu in tem & nhập kho hiển thị, người dùng dễ dàng sắp xếp danh sách theo thứ tự tăng / giảm theo bảng chữ cái hay thời gian các cột thông tin bằng cách chọn biểu tượng ở các cột thông tin. 

Người dùng có thể dùng thanh trượt bên dưới, kéo qua trái – phải để xem các thông tin chi tiết. 

Để thay đổi hiển thị (số dòng trên lưới, thứ tự cột, ẩn hiện cột) người dùng chọn nút thay đổi hiển thị như hình:  

Cửa sổ cài đặt hiển thị mở ra: Tại đây, người dùng chỉ việc chọn ẩn/hiện các thông tin mình cần bằng cách chọn vào các ô tương ứng, nhấn “Lưu” để hoàn tất.  

Thông tin chung phiếu in tem & nhập kho 

Hay chọn thông tin khác: 

Ngoài ra, người dùng có thể thay đổi số dòng hiển thị trên lưới dữ liệu (10, 20, 50, 100).