1. Tổng quan

Được thiết kế riêng cho ngành vàng bạc, tính năng đáp ứng các nhiệm vụ đặc thù được tích hợp xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định, TivaCloud cung cấp giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp kinh doanh vàng. 

TivaCloud tích hợp hóa đơn điện tử, quét CCCD, và quản lý chứng từ mua vàng là công cụ không thể thiếu trong thời đại số hóa. Giải pháp này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn hiện đại hóa quy trình, tăng tính minh bạch và xây dựng uy tín cho tiệm vàng.

TivaCloud cung cấp cho doanh nghiệp ngành vàng đầy đủ công cụ tính năng liên quan khi thực hiện mua bán:

1.1. Bộ chứng từ

Khi khách tới bán vàng cho tiệm, sẽ cần có bộ chứng từ đầy đủ cung cấp khi mua

hàng từ khách hàng. Bộ chứng từ gồm có:

• Hợp đồng mua bán.

• Phiếu chi

• Bảng kê 01 khi mua hàng từ khách

Với những thao tác đơn giản trên TivaCloud, chủ doanh nghiệp/nhân viên đã thực hiện xong các chứng từ cần thiết cho giao dịch. Bên cạnh đó, người dùng còn có thể xuất file Excel bảng kê tổng hợp để nhanh chóng đưa vào phần mềm kế toán, giúp tiết kiệm nhiều thời gian cho nhân viên kế toán mà vẫn đảm bảo tính chính xác.

1.2. Quét mã QR trên CCCD

Đây là giải pháp hữu hiệu giúp chủ doanh nghiệp có ngay thông tin của khách hàng một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian. Phần Mềm Vàng là đơn vị tiên phong ứng dụng chức năng quét mã QR trên căn cước công dân cho ngành vàng bạc

• Sử dụng máy quét đa tia để đọc thông tin từ CCCD gắn chip.
• Ngay cả khi khách hàng quên mang theo CCCD, chỉ cần quét mã QR ngay trên điện thoại từ ứng dụng định danh điện tử VneID rất tiện lợi.
• Lưu trữ thông tin khách hàng để đáp ứng yêu cầu pháp lý và tạo sự minh bạch.

1.3. Tích hợp với các nhà cung cấp hàng đầu

• Tạo và gửi hóa đơn nhanh chóng ngay khi hoàn tất giao dịch.
• Đồng bộ hóa dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế.
• Đáp ứng các tiêu chuẩn về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Thêm cấu hình hóa đơn điện tử

** Đối với tài khoản lần đầu cấu hình hóa đơn điện tử, để tránh sai sót thông tin, người dùng vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6037 hoặc nhấn biểu tượng liên hệ bên góc phải màn hình để được kỹ thuật hỗ trợ cài đặt cấu hình.

Đối với tài khoản đã đăng ký cấu hình và có thông tin đầy đủ chính xác, người dùng thực hiện theo các bước sau để thực hiện Thêm cấu hình hóa đơn điện tử:

• Để thêm cấu hình hóa đơn điện tử, người dùng tìm mục “Quản trị”(1) → “Thiết lập” (2)→ “Cấu hình HĐĐT”(3), sau đó nhấn + (4) để thêm cấu hình.

• Hệ thống hiện bảng thông tin, người dùng cung cấp các thông số cấu hình hóa đơn điện tử và nhấn “Lưu” (5) để hoàn tất thêm mới. 

Tuy nhiên, TivaCloud khuyến nghị người dùng nên liên hệ trực tiếp tổng đài 1900 6037 để được các kỹ thuật viên hỗ trợ thực hiện đảm bảo chính xác thông số cấu hình. 

3. Cập nhật thông tin hóa đơn điện tử 

Để cập nhật thông tin hóa đơn điện tử, người dùng vào  “Quản trị” → “Thiết lập” → “Cấu hình HĐĐT”  người dùng chọn (1) dòng thông tin đã được cài đặt để thực hiện “Sửa” (2)

Hệ thống hiện bảng thông tin sửa, người dùng cập nhật thông tin và nhấn “Lưu” để hoàn tất.

4. Ngưng / cho phép cấu hình hóa đơn điện tử hoạt động

• Để thay đổi trạng thái hoạt động của Cấu hình HDDT, cột Trạng thái tương ứng với tình trạng của Cấu hình HDDT.

• Người dùng chọn biểu tượng  hoặc (1) để thay đổi trạng thái hoạt động.

• Hệ thống hiện người dùng thông báo xác nhận, người dùng chọn “Có” (2) để thay đổi trạng thái hoạt động của cấu hình HDDT; hoặc “Không” (2) để từ chối thay đổi trạng thái hoạt động của cấu hình HDDT.  

• Người dùng đã hoàn tất cập nhật/thay đổi trạng thái hoạt động của cấu hình hóa đơn điện tử.

5. Tìm kiếm, sắp xếp danh sách cấu hình hóa đơn điện tử

• Tìm nhanh “Cấu hình hóa đơn điện tử” người dùng nhập nội dung cần tìm vào thanh tìm kiếm (1) và nhấn phím “Enter” trên bàn phím để tra cứu nội dung.

• Sắp xếp danh sách Cấu hình hóa đơn điện tử: người dùng nhấp vào biểu tượng (2) để sắp xếp theo thứ tự giảm/tăng dần đối với nội dung bắt đầu là số thứ tự; sắp xếp theo thứ từ A-Z hoặc ngược lại cho nội dung bắt đầu bằng chữ cái.

6. Xuất hóa đơn điện tử 

Để xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng bán ra, người dùng vào mục “Khách hàng”→ “Tính năng” (1) → “Mua bán lẻ” (2)

Ở cuối dòng hóa đơn được lên, người dùng chọn biểu tượng (3), di chuột xuống tag “HĐĐT (chỉ mua)”(5), hệ thống hiện bảng thông tin “Bộ chứng từ” (4).

 Trường hợp không cần in một trong các chứng từ, người dùng tích bỏ chọn chứng từ đó (4). Sau đó chọn “HĐĐT (chỉ mua)”(5) để xuất HĐĐT.

Hệ thống sẽ hiện thông tin Hóa đơn xuất thành công. 

*Trường hợp hóa đơn báo khác hoặc chưa hoàn tất xuất hóa đơn. Vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6037 để được kỹ thuật viên hỗ trợ chi tiết. 

7. Tra cứu hóa đơn điện tử đã xuất 

Để tra cứu hóa đơn điện tử đã xuất, người dùng vào “Quản trị” → “Tra cứu” (1) → “Tra cứu lịch sử xuất HĐĐT” (2)

Hệ thống hiện danh sách HĐĐT đã xuất. Ở cột “Tình Trạng” từng đơn hàng sẽ hiện trạng thái “Thành công” như ảnh đính kèm.

Như vậy, TivaCloud đã thực hiện xong phần hướng dẫn “Hóa đơn điện tử”. Chúc quý khách thực hiện thành công.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài 1900 6037 để được hỗ trợ và giải đáp.

Trân trọng!